13 pomysłów na automatyzacje w Twojej firmie

W skrócie - automatyzacja w biznesie to sprawienie, że rzeczy, które dotychczas wykonywali ludzie, wykonują się same. Przykład? W większości firm tworzone są umowy. Jeśli nie z klientami, to z pracownikami. Dzięki automatyzacji można szybko i łatwo wygenerować umowę i przesłać ją do klienta lub nowego pracownika. Proste? Proste i wygodne, a do tego pozytywnie wpływa na produktywność. Warto też dodać, że automatyzacja to nie żadna kosmiczna technologia czy sztuczna inteligencja. To zautomatyzowanie powtarzalnych, rutynowych czynności, które dotychczas wykonywał człowiek. Automatyzacje minimalizują ryzyko pomyłek, oszczędzają czas, pozwalają zwiększyć wydajność firmy bez zwiększania zatrudnienia. Oczywiście sztuczna inteligencja może być częścią automatyzacji i działa to świetnie, ale nie jest jej źródłem. Odbiegam trochę od tematu, czas przejść do tego, co możesz zautomatyzować w swojej firmie.

Dział sprzedaży to miejsce, w którym każda sekunda jest na wagę złota. W procesie sprzedaży jest wiele czynności, które pochłaniają ogromne ilości czasu, a mogą wykonywać się same.

Tym źródłem może być formularz na Twojej stronie, reklama, newsletter. Oszczędności czasu są tym większe, im więcej danych trzeba wprowadzić do CRM. Do tego ryzyko pomyłek przy przesyłaniu danych spada praktycznie do zera.

Jak już wspomniałem o CRM to zatrzymajmy się przy nim na moment. CRM może od początku do końca być systemem za pomocą którego przeprowadzasz kontakt z klientem. Od zapytania, aż po podpisanie umowy. Wygodnie, wydajnie i co ważne - bez wrażenia ze strony klienta, że dział sprzedaży to same roboty.

Jak już jesteśmy w dziale sprzedaży, to przyjrzyjmy się ofertom. Jest to często niezbędny oraz czasochłonny element. Dobrze i szybko przygotowana oferta jest zdecydowanie pozytywnie odbierana przez klienta. Jeśli masz szczęście, to w Twojej firmie istnieją ładnie skatalogowane szablony ofert. Jeśli istnieje ich kilka, to jeszcze jakoś można się w tym odnaleźć. Nie zmienia to faktu, że zamiast szukać odpowiedniego szablonu, można sobie wyklikać co ma znaleźć się w ofercie, z jakiej branży jest klient, a nawet ją spersonalizować umieszczając w niej dane klienta. Znacznie szybciej, wygodniej i bez ryzyka, że coś nie wygląda tak jak powinno.

Prawdopodobnie już teraz wysyłasz do klienta wiadomość z podziękowaniem za kontakt poprzez formularz. Ba! Jest szansa, że jest tam nawet imię tego klienta! Możliwości są o wiele większe. Poza standardowym mailem z podziękowaniem można też wysyłać spersonalizowaną wiadomość z maila osoby, która została przydzielona do przeprowadzenia procesu sprzedaży. Oczywiście dla naturalności nie musi dziać się to od razu, a po ustalonym czasie od wysłania formularza.

Dzięki automatyzacjom, to klienci mogą wybrać dogodny termin spotkania patrząc na dostępne pozycje w kalendarzu. Koniec z przerzucaniem się datami w mailach w celu umówienia spotkania.

Nasza wycieczka po dziale sprzedaży się już kończy (inne działy nie mogą się doczekać aż je odwiedzimy), ale to nie musi oznaczać końca opowieści o tym co można w nim zautomatyzować. Napisałem na ten temat osobny artykuł, który trochę bardziej szczegółowo opisuje powyższe zagadnienia. Link do niego znajdziesz poniżej.

Nie ma firmy, która nie generuje / przetwarza dokumentów. Jest to zdecydowanie jedna z najbardziej czasochłonnych części każdego biznesu.

Początek każdego miesiąca to czas, w którym trzeba pobrać wszystkie faktury kosztowe i zaksięgować. Na szczęście to również można zautomatyzować. Każdego miesiąca wszystkie faktury kosztowe mogą być pobierane i przesłane np. na Google Drive do folderu z nazwą wskazującą na poprzedni miesiąc, który tworzony jest również automatycznie.

Zamiast ręcznie szukać lokalizacji do której należy wrzucić dany dokument, możesz w łatwy sposób wybrać gdzie on ma trafić, a reszta zadzieje się sama. Może to dotyczyć różnego typu dokumentów. Umowy, raporty, faktury - you name it.

Każda firma, która monitoruje swoją kondycję, sprawdza też raporty finansowe. Mogę zaryzykować stwierdzenie, że sporo z nich jest obecnie generowane ręcznie, co zajmuje sporo czasu. Na całe szczęście, są automatyzacje. Wszystkie najważniejsze informacje o kondycji Twojej firmy mogą zostać wygenerowane w mgnieniu oka.

Automatyzacja może za Ciebie sprawdzić czy płatność za daną fakturę od klienta dotarła już na konto Twojej firmy. Brak konieczności logowania do konta bankowego żeby sprawdzić czy płatność za daną fakturę dotarła to znowu mnóstwo zaoszczędzonego czasu. Co więcej, jeśli klient spóźnia się z płatnością za fakturę, automatyzacja może wysłać do niego maila z przypomnieniem.

Używając automatyzacji istotne dane o Twojej firmie będą dostępne w jednym miejscu. Na przykład:

Praca w dziale HR to nie tylko selekcja CV i odbywanie rozmów rekrutacyjnych. Dział HR pełni wiele ważnych funkcji takich jak, rozwój umiejętności pracowników, badanie satysfakcji z pracy w Twojej firmie, czy zarządzanie umowami i różnymi dokumentami.

Automatyzacje mogą sprawdzać czy pojawiły się nowe zgłoszenia i o nich informować, sortować je na podstawie wcześniej ustalonych warunków czy przesyłać informacje o aktualnym statusie zarówno do rekrutera i kandydata.

Automatyzacje mogą sprawdzać czy pojawiły się nowe zgłoszenia i o nich informować, sortować je na podstawie wcześniej ustalonych warunków, informacje o aktualnym statusie, zarówno dla rekrutera jak i kandydata. Zatrudnienie pracownika wiąże się z wieloma czynnościami, które należy wykonać. Do tych czynności trzeba zaliczyć wygenerowanie umowy i wszystkich pozostałych dokumentów. Automatyzacja może wygenerować umowę, przesłać ją do podpisania. Kolejną rzeczą jest dostęp do narzędzi, czy przygotowanie sprzętu. To również może wykonać automatyzacja. Znowu, na tym nie kończą się możliwości automatyzacji, tak naprawdę zależy to od indywidualnego procesu wewnątrz danej firmy i otwartości na modyfikacje istniejących procesów.

Ludzie niestety czasem odchodzą z firmy. Proces offboardingu to kolejny element, który można zautomatyzować. Kompletna procedura offboardingowa, która zadba o dokumentację, anuluje dostępy do narzędzi.

To od czego zacząć wdrażanie automatyzacji? Jak sam widzisz, jest naprawdę wiele zadań, które można zautomatyzować, a to dopiero wierzchołek góry lodowej. Automatyzacje mają to do siebie że są elastyczne i można wdrożyć tylko nie które z nich, a następnie rozwijać.

Niezależnie, czy masz już pomysł na automatyzację w swojej firmie, czy zupełnie nie wiesz od czego zacząć, to zachęcam Cię do porozmawiania ze mną o Twojej firmie i jej potrzebach. Chętnie opowiem jak działamy i zaproponuję następne kroki.